Từ 05/3/2020, 5 thay đổi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước đó, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, từ ngày 05/3/2020, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực đã có nhiều thay đổi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman
Trước đây, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

Còn hiện nay, theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng:

Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Như vậy, từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, màu đen.

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020 (Ảnh minh họa)

2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản
Thay vì trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Số trang văn bản được đặt canh giữa ở đầu trang
Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên (thay vì đặt tại góc phải ở cuối trang giấy) của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
4. Phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp
Trước đây, Thông tư 01 quy định, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Hội đồng dân tộc; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… không phải ghi tên cơ quan chủ quản khi ban hành văn bản.

Tuy nhiên, Nghị định 30/2020 yêu cầu ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Trong đó:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản đó;

- Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở thì được viết tắt những cụm từ thông dụng.
5. Phải có căn cứ ban hành văn bản
Thông tư 01 quy định tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành.

Hiện nay, văn bản phải có căn cứ ban hành bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Như vậy, từ ngày 05/3/2020, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020.